Conozco solo dos  personas que no usan E mail. Una tiene 83 años y la otra vive en una playa en Brasil, bajo las palmeras.

Sin darnos cuenta, se ha vuelto indispensable. No es más “una manera” de comunicarnos, sino “la manera” como nos comunicamos hoy en día.

¿Y cómo no adoptarlo?

Tiene un sinfín de beneficios:

Es no intrusivo; Deja un documento escrito; Permite decidir si uno quiere responder o no;

Es privado y además de todo, es barato

Pero, si bien tiene muchos elementos positivos, mucha gente suele sobrevalorar este canal, sin percibir que, por desconocimiento, puede generar muchas complicaciones en la comunicación interpersonal, pequeños odios o situaciones nunca aclaradas en el seno de la empresa.

El correo electrónico tiene un protocolo, una etiqueta, que en el caso del ciberespacio, muchos denominan “Netiqueta”.

¿Qué cosa debemos tener en cuenta si queremos cuidar nuestra imagen en una organización en materia de  E mail?

1. El mail es menos formal que una carta y más formal que una llamada telefónica. Hay que entender que es un híbrido y, como tal, no es ni solo algo escrito ni solo palabras que se las puede llevar el viento.
2. La rapidez de la banda ancha no debe apurarnos. Cuando usábamos la máquina de escribir, era tan complicado teclear y corregir las equivocaciones que nos sobraban oportunidades para releer qué estábamos diciendo y cómo lo hacíamos. Hoy con tanto “Delete” y Send” en la punta de los dedos tenemos la tendencia a no revisar nuestro mensaje y perdemos de vista los efectos que nuestra carta apurada puede generar en los demás.
3. La cortesía sigue haciendo la diferencia. Por más que todos seamos modernos, podemos seguir siendo educados.
4. Cuánto cuesta agregar palabras tan sencillas y útiles como “por favor”, “gracias” o “perdón”? ¿Por qué abandonar esas delicadezas en el mundo online? Si necesita algo pídalo por favor. No lo reclame, mucho menos lo “ladre”.
5. El mail no es un telegrama ni un aviso clasificado. No se paga por palabra escrita, así que evite ser cortante sin necesidad.
6. Ante la duda, respire hondo. Si recibe algo que le suena a orden, déle al otro el beneficio de la duda. Sea considerado. Cuántas veces mandó Ud. algo sin haberlo meditado realmente. Al otro le puede pasar lo mismo.
7. Sea paciente. No espere una respuesta inmediata especialmente cuando su mensaje no fue solicitado. No se MSN ni twitter. Si es una cuestión de vida o muerte, seria mejor que no mande un E mail sino que llame a la persona directamente.
8. Busque el tono correcto. Es preferible sonar amable por demás que no serlo del todo. Saque cualquier palabra que puede parecer dañina y cámbiela por alguna que haga su mensaje mas calido. Y si hay algo dudoso, aclare que es un chiste. En el Mail todo puede ser malentendido.